Trong các giáo trình về ngành quan hệ công chúng, hầu như tôi không thấy nhắc đến vai trò của PR đối với truyền thông nội bộ và xử lý các mối quan hệ nội bộ trong doanh nghiệp/tổ chức. Phải chăng từ “công chúng” trong “ngành quan hệ công chúng” không bao gồm những “công chúng nội bộ” này?
Trong khi thực tế nhiều năm qua, dù chức danh của tôi là quản lý PR hay quản lý truyền thông, dù tôi ngồi ở phòng nhân sự hay phòng marketing của doanh nghiệp thì quan hệ nội bộ đối với tôi đều cực kỳ quan trọng. Để nhận chỉ ý rõ ràng, tôi cần quan hệ tốt với các cấp lãnh đạo. Để lấy thông tin nhanh chóng, chính xác, tôi cần quan hệ tốt với tất cả phòng ban, từ “sếp” đến “lính”. Để hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân viên, tôi cần quan hệ tốt với mọi người, kể cả cô nhân viên vệ sinh. Dĩ nhiên, không tránh khỏi những lần va chạm, nhưng sau cùng, điều tôi làm vẫn là tìm cách lấy lòng mọi người như cách mà tác giả Harvey Mackay từng nói – “Tự đào giếng trước khi chết khát”.
Người làm công tác PR giống như một dấu gạch nối giữa tất cả mối quan hệ, từ dưới lên trên, từ trong ra ngoài. Bạn ở giữa tất cả mọi người, nhận và truyền thông tin một cách kịp thời, chính xác và hợp lý. Ở đây, tôi muốn nhấn mạnh từ “hợp lý”, bởi lẽ bạn cần gửi thông tin gì, cho ai, vào thời điểm nào, bằng cách nào và như thế nào là cả một nghệ thuật mà chỉ có kinh nghiệm, va vấp trong công việc mới giúp bạn sáng suốt quyết định một cách không nhầm lẫn.
Ngạc nhiên là, những điều tưởng chừng chỉ nằm ở phạm vi bên trong cánh cửa doanh nghiệp như tiền lương, chính sách phúc lợi, đào tạo hay thậm chí là chuyện ăn uống, ngủ nghỉ, vui chơi, giải trí của người lao động cũng trở thành đề tài hấp dẫn của giới truyền thông. Nó có thể đẩy uy tín thương hiệu doanh nghiệp lên một tầm cao mới nhưng hoặc ngược lại.
Một cách vô tình nhưng hữu ý, các tin bài mang tính nội bộ mà tôi từng công bố trên Fanpage Công ty hoặc Facebook cá nhân đều nhận được sự quan tâm của báo chí và trở thành những bài PR trên mặt báo chính thống, đáng nói là nó hoàn toàn miễn phí.
Đơn cử như đợt dịch Covid-19 vừa qua. Vấn đề báo chí quan tâm không phải là doanh số lợi nhuận của doanh nghiệp mà là chuyện doanh nghiệp chăm lo đời sống vật chất, tinh thần, sức khỏe cho người lao động như thế nào. Các câu hỏi tôi thường nhận được là:
Công ty chị có trả lương cho công nhân trong những ngày nghỉ dịch không?
Công ty chị có trợ cấp gì cho công nhân khi phải nghỉ dịch không?
Công ty chị sẽ xử lý như thế nào khi có F0? Có hình thức bồi dưỡng nào đặc biệt cho họ không?
Không chỉ đối diện với những câu hỏi mang tính nội bộ từ bên ngoài, người làm nhiệm vụ PR còn phải xử trí khôn khéo các câu hỏi từ chính “người trong nhà”.
Nhân viên thì hỏi: Khi nào em được đi làm? Sao nhỏ ở trọ cùng em làm bên công ty ABC đã nhận được trợ cấp khó khăn còn em thì chưa? Khi nào em được tiêm vắc xin?
Lãnh đạo thì nói: truyền thông sao cho công nhân viên an tâm và có thể trở lại làm việc ngay khi hết giãn cách, trước sau gì cũng được tiêm vắc xin, …
Có thể nói, quan hệ nội bộ là mấu chốt quan trọng làm nên ý nghĩa của hoạt động PR cho một doanh nghiệp. Với một số doanh nghiệp có lực lượng công nhân đông đảo, quan hệ nội bộ và truyền thông nội bộ còn góp phần nâng cao doanh số cho Công ty, bởi các thành viên trong đó có nhu cầu của một công chúng bình thường: làm việc, sinh hoạt và cả mua sắm. Làm việc trong một công ty sản xuất kinh doanh một sản phẩm hữu hình, bạn sẽ thấy rõ điều này. Nếu sản phẩm bạn kinh doanh thuyết phục và bán được cho các thành viên nội bộ với doanh số và ổn định thì sản phẩm đó khả năng rất cao sẽ thuyết phục được khách hàng bên ngoài.
Công ty tôi đang làm việc hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm. Hàng tháng, doanh số nội bộ khoảng trên dưới 01 tỷ đồng. Khi bạn truyền thông điều này ra ngoài, nó sẽ thành một câu chuyện PR thú vị. Bởi đó là một bằng chứng sống động cho việc chúng tôi kinh doanh thứ mà chúng tôi ăn được.
Tóm lại, nếu trường lớp không dạy bạn cách tạo dựng mối quan hệ ngay từ chính bên trong doanh nghiệp mình đang làm thì tôi nghĩ bạn nên tự học cách xây dựng nó càng sớm càng tốt. Thật ra, quan hệ nội bộ cũng đơn giản như những mối quan hệ khác trong đời sống của một con người. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể học hỏi từ sách và thực hành nó ngay từ khi chưa đi làm.
Một số kinh nghiệm cá nhân của tôi trong việc xây dựng quan hệ nội bộ:
Đối xử với mọi người một cách cởi mở, công bằng như với chính người thân của mình.
Tham gia vào các hoạt động chung trong vai trò thành viên ban tổ chức.
Giúp đỡ mọi người khi bạn có thể nhưng cũng bảo đảm là bạn hoàn thành công việc chính của mình.
Xem thêm bài “Những cách xây dựng mối quan hệ theo các tác giả nổi tiếng” ở chuyên mục Sách của Viết Sáng Tạo. Bài viết sẽ được công khai vào thứ sáu, 05/11/2021.
コメント