Thông thường người ta cần viết vì có mấy lợi ích sau:
Một là, giải tỏa cảm xúc bản thân: nhiều người có chuyện không biết nói cùng ai thì viết là một giải pháp để giải tỏa. Đối thoại với chính mình khá là thoải mái, có thể cũng bị bản thân phán xét, cũng đấu tranh nội tâm nhưng sau cùng thì nó chẳng ảnh hưởng gì nhiều ngoài bản thân mình. Khi biết viết, bạn có một lợi thế hơn nhiều người khác, ít ra là không trầm cảm đến nổi phát điên hay tự sát. Trong trị liệu tâm lý, viết là một phương pháp giúp thân chủ mô tả lại vấn đề, trình bày nỗi niềm mà không lo bị người ngoài phán xét.
Hai là, giao tiếp với người khác: một số người cảm thấy khó khăn khi dùng lời nói để giao tiếp, họ không biết cách diễn đạt cho người khác hiểu mình ngay lập tức, họ cần thời gian suy nghĩ, tính tương tác nhanh vội đã giảm đi rất nhiều, hầu như không còn nữa. Chúng ta có thể viết thư cho ai đó, sau đó chờ họ phản hồi để lạm dịu vấn đề, hạ hỏa, tránh xung đột, có thời gian bình tĩnh suy xét. Mặt khác, trong thời đại công nghệ 4.0 và cả thời đại Covid hiện diện khắp nơi, tiếp xúc trực tiếp gặp rào cản lớn thì viết là một giao tiếp hữu hiệu. Theo thống kê của facebook, đến tháng 8/2021 đã có 90 triệu tài khoản trên mạng xã hội này, nhiều hơn 20 triệu tài khoản so với cuối năm 2020.
Ba là, để kiếm cơm. Không thể phủ nhận rằng có rất nhiều nghề nghiệp sử dụng viết là một kỹ năng chính như nhà văn, nhà quảng cáo, copy writing, biên kịch,… gọi chung là nhà sáng tạo nội dung và PR là một trong số đó. Hơn thế PR còn sử dụng viết cho cả những lợi ích trên của con người, viết để xây dựng mối quan hệ và viết để xoa dịu hay tăng cảm xúc, độ hưng phấn của người khác.
Vậy viết PR là viết gì?
Xét về nhóm thông tin, bài PR sẽ được phân làm hai loại.
Thông tin có kiểm soát là tự quản trị như bản tin nội bộ, website, Fanpage do nhân viên của công ty quản trị muốn đăng hay xóa bỏ lúc nào cũng được và các thông tin trả phí, nghĩa là đăng trên kênh người khác nhưng vì mình trả phí nên được quyền can thiệp.
Thông tin không kiểm soát là khi bạn cung cấp ra bên ngoài và không được quyền can thiệp vào việc công bố. Ví dụ như thông cáo báo chí, một khi bạn gửi đi, nội dung sẽ là của nhà báo và họ có toàn quyền biên tập, viết lại sao cho phù hợp với kênh truyền tải và phong cách của tờ báo. Thông tin không kiểm soát có thể là các phát ngôn chính thức hoặc không chính thức của người làm PR, đại diện doanh nghiệp. Sau khi được công bố hay phát tán, nó sẽ trở thành nguồn tin cho người khác. Họ có thể dẫn lời của bạn cho một bài viết của họ. Vì vậy, không chỉ viết, lời nói cũng là một nội dung cần được kiểm soát chặt chẽ trong PR. Với tư cách là một đại diện, mỗi phát ngôn của người làm PR đều trở thành vũ khí lợi hại để truyền tải điều mình muốn hoặc ngược lại, công kích chính mình.
Xét về đối tượng, PR có 2 nhóm cần phục vụ và theo đó có cách PR khác nhau cho phù hợp.
Với đối tượng nội bộ như cán bộ nhân viên, cổ đông, nội dung viết chủ yếu gồm:
Tin tức hoạt động để đăng tải trên bản tin nội bộ, gồm cả bản tin giấy, bản tin điện tử (email, nhóm cộng đồng nội bộ như Facebook, zalo, viber). Nó bao phủ mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp
Bài dài như thư lãnh đạo gửi nhân viên, chân dung nhân viên điển hình…
Các văn bản sự kiện như kịch bản, diễn văn, lời chúc mừng, tuyên dương…
Các văn bản hành chánh như kế hoạch, báo cáo, thông báo…
Với đối tượng bên ngoài như khách hàng, đối tác, báo chí, hiệp hội ngành nghề, chính quyền, cộng đồng (các tổ chức giáo dục, thiện nguyện, tài chính, phi lợi nhuận…), nội dung PR lại càng phong phú hơn:
Tin tức hoạt động được công bố trên các kênh công khai như website, fanpage, group cộng đồng…
Bài dài như thư lãnh đạo gửi khách hàng, đối tác, thông cáo, thông báo…
Bài theo chiến lược nội dung khi có sự kiện, sản phẩm, dịch vụ mới.
Các văn bản sự kiện như kịch bản, diễn văn, bài phát biểu, bài trình bày hội thảo…
Các văn bản hành chánh như báo cáo thành tích, báo cáo giải trình…
Cuối cùng, xét theo thể loại viết và kênh truyên thông, PR sử dụng khá đa dạng nhằm hướng đến mục đích gây thiện cảm cho người xem
Bộ nhận diện văn hóa như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, thông điệp,…
Bộ nhận diện thương hiệu như tờ giới thiệu, nội dung in trên phong bì, danh thiếp, chữ ký email…
Các loại tin ngắn, tin dài để PR hoạt động.
Các loại thư thăm hỏi, động viên, thư thông báo, thư chào hàng…
Các loại kịch bản cho sự kiện, cho phát thanh, truyền hình nội bộ…
Các loại bài trình bày, phát biểu, giảng dạy mang tính truyền thông…
Các loại bài thông cáo, advertorial, editorial và testomonial (quảng cáo, truyền thông, đánh giá) sử dụng trong một chiến dịch PR sản phẩm, dịch vụ hay sự kiện hoạt động mới.
Các loại xuất bản phẩm như sổ tay, sách…
Các loại bảng biểu truyền thông như banner, áp phích
Nói chung, PR hiện diện khắp nơi trong “đời sống” của một thương hiệu, từ trong ra ngoài. Chúng ta ở đó để bảo đảm mọi thứ xuất hiện chuyên nghiệp, nhất quán và tập trung, đúng với mục tiêu chiến lược. Trong các bài viết tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ từng thể loại viết trong PR để bạn hiểu và ứng dụng dễ dàng.